- Mỗi đêm trước khi đi ngủ, hãy lập "danh sách công việc" cho ngày hôm sau. "Danh sách công việc" sẽ giúp bạn biết những việc cần hoàn thành và phân chia thời gian cho từng công việc. Bằng cách hoàn thành từng công việc theo thứ tự, bạn sẽ dần đạt được mục tiêu từ công việc hàng ngày đến những kế hoạch trong tương lai.
2. Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp
- Một bí quyết để quản lý thời gian hiệu quả là xác định ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng. Bạn có thể chia công việc thành ba nhóm để biết công việc nào cần ưu tiên:
- Quan trọng và khẩn cấp: Đó là những công việc cần được hoàn thành ngay, như trả lời email ảnh hưởng đến tiến độ dự án, hoặc chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp sắp tới với sếp.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Các công việc này có thể hoãn lại cho buổi tối sau giờ làm, chẳng hạn như đọc sách chuyên ngành hoặc tập thể dục.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những công việc giải trí không ảnh hưởng đến sự phát triển cá nhân và sự nghiệp của bạn, như xem phim mới hoặc nghiên cứu mua điện thoại mới.
3. Hoàn thành công việc quan trọng vào buổi sáng
- Buổi sáng thường là thời gian chúng ta có nhiều năng lượng nhất, đầu óc sảng khoái nhất và tinh thần minh mẫn nhất. Vì vậy, hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hoàn thành những công việc quan trọng nhằm đạt kết quả tốt nhất. Các công việc nên được thực hiện vào buổi sáng bao gồm cuộc họp ý tưởng với đồng nghiệp, đàm phán hoặc thỏa thuận với đối tác, và lập ngân sách cho các dự án sắp tới.
4. Tìm thời gian làm việc hiệu quả nhất cho bản thân- Mỗi người có thể có khung thời gian làm việc hiệu quả hơn trong ngày. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người vào khoảng 3-4 giờ chiều, và cũng có người cảm thấy sự tập trung cao nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong một môi trường yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu suất làm việc của mình vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra "khung giờ vàng" của bản thân. Sau đó, hãy cố gắng sắp xếp những công việc đòi hỏi sự tập trung, sáng tạo nhất vào khung giờ này.
- Trong quá trình làm việc, hãy tắt mạng xã hội (trừ khi nó liên quan đến công việc). Việc kiểm tra các thông báo, lượt thích hay bình luận mới từ bạn bè chỉ làm mất thời gian và không quan trọng. Hãy dành thời gian cho nó khi bạn rảnh rỗi. Bạn sẽ không thể tập trung vào công việc nếu Facebook hay Instagram liên tục gửi thông báo để thu hút sự chú ý của bạn.
6. Lên lịch trả lời email
- Trả lời email ngay lập tức sẽ làm mất tập trung cho công việc, như làm báo cáo hoặc nghĩ ra ý tưởng. Mỗi ngày, hãy kiểm tra và trả lời email khoảng 4-6 lần. Bạn có thể lên lịch trả lời email vào các thời điểm cố định (ví dụ: 9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời email mỗi hai giờ một lần. Sau khi hoàn thành email, hãy đóng hộp thư để không bị email mới làm phiền trong quá trình tập trung vào các công việc khác. Nếu đồng nghiệp hoặc đối tác cần hỗ trợ khẩn cấp, họ sẽ liên lạc trực tiếp thông qua tin nhắn hoặc cuộc gọi điện thoại.
7. Tập thể dục hoặc thiền- Tập thể dục hoặc thiền không chỉ tốt cho sức khỏe và tinh thần, mà còn giúp cải thiện khả năng tập trung. Nếu có thể, hãy sắp xếp thời gian để tập thể dục vào buổi sáng, để khởi động một ngày mới. Nếu không, bạn cũng có thể tập vào buổi chiều hoặc cuối tuần. Chỉ cần 30 phút mỗi lần tập đã đủ để có lợi cho bạn.
- Khi bạn gặp khó khăn trong việc tưởng tượng ý tưởng mới, hãy tìm kiếm nguồn cảm hứng. Dành 10-15 phút để thư giãn nghe nhạc, đọc sách, hoặc xem các video liên quan đến công việc hoặc sở thích của bạn trên YouTube. Thời gian nghỉ ngơi này sẽ kích thích trí sáng tạo và cải thiện hiệu suất làm việc của bạn.
9. Sắp xếp gọn gàng không gian làm việc- Nhiều nghiên cứu cho thấy một bàn làm việc gọn gàng sẽ giúp giữ tập trung và tăng hiệu suất làm việc. Hãy dành thời gian để sắp xếp góc làm việc của bạn. Dọn dẹp ngăn kéo, loại bỏ các vật phẩm hoặc giấy tờ không cần thiết. Sắp xếp hồ sơ và tài liệu vào tủ. Giữ bàn làm việc trống rỗng và loại bỏ các món đồ trang trí không cần thiết.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét